Rekisteri-ilmoitus
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
EsTT toimisto
Osoite: Niittyrinne 4, 02270 Espoo
puh. 0102013201
Toimiston sähköposti: toimisto@espoontelinetaiturit.fi

Jäsen-, luottamushenkilö- ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri
Rekisteröidyt
Rekisterissämme käsitellään Espoon Telinetaiturit ry:n jäsenien ja sen entisten jäsenten sekä sen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.

Lisäksi rekisterissä käsitellään Espoon Telinetaiturit ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisteriemme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden tai toimikauden aikana, niiden ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmissä. Espoon Telinetaiturit ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalla myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu:
1. Espoon Telinetaiturit ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
2. Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
3. Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
4. Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot:
Rekisterissä käsitellään Espoon Telinetaiturit ry:n jäsenten luottamus-ja toimihenkilöiden henkilö-ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja.

Näitä tietoja ovat:

Jäsenen täydellinen nimi
Postiosoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
www-osoite
Puheenjohtaja
Toiminnanjohtaja
Sihteeri
Talouden/rahastonhoitaja
Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite – Roolin ja työtehtävien mukaiset vastuut
Osallistujilta kerättävät tiedot:

nimi
sähköpostiosoite
syntymäaika (vain laivayhtiöitä varten)
ruoka-aineallergiat (vain tilaisuuksiin, joissa on tarjoilua) (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Hoikan Jäsentieto- järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle tai järjestäjän ilmoittamalle yhteyshenkilölle. Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Espoon Telinetaiturit ry:n jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatio-vastuuajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.

Kilpailutulosten säilyttämisellä ei ole määräaikaa.

Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointi tarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Espoon Telinetaiturit ry:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja. Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: – saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Espoon Telinetaiturit ry:n käsittelemät henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Espoon Telinetaiturit ry:n oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, Espoon Telinetaiturit ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Espoon Telinetaiturit ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Espoon Telinetaiturit ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot
Yhdistyksen (Espoon Telinetaiturit ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot).(yhdistyslaki). Sopimussuhteissa olevat tahot:
Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu). Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu). Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta
Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Tietoja saadaan myös jäsenyhdistyksiltä ja ilmoittautumisjärjestelmästä
Tietojen luovuttaja on jäsenyhdistys, joka ilmoittaa omia luottamus-ja toimihenkilöiden tietoja. Tiedot saadaan jäsenyhdistyksiltä, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä. Tiedot kerätään osallistumisilmoittautumisissa annetuista tiedoista. Ilmoittaminen näistä rekisteröinneistä tehdään ensimmäistä kertaa rekisteröityyn yhteydessä oltaessa.

Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@espoontelinetaiturit.fi.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 12.1.2020.

TALLENTAVAN KAMERAVALVONNAN REKISTERISELOSTE
Rekisterin nimi
Tallentava kameravalvonta osoitteessa Vitikka 4, 02630 Espoo

Rekisterinpitäjä
Espoon Telinetaiturit ry

y-tunnus: 0460107-3

Tämän rekisterin vastaava yhteyshenkilö
Toiminnanjohtaja Olli-Pekka Lintula

Niittyrinne 4, 02270 Espoo
toiminnanjohtaja@espoontelinetaiturit.fi

Rekisterin käyttötarkoitus ja käsittelyn perusteet
Kameroiden avulla valvotaan liikuntatilojen käytön turvallisuutta . Valvonnasta on kerrottu asianmukaisilla kylteillä.

Tarkoituksena ja käsittelyn perusteena on tiloissa toimivien henkilöiden turvallisuuden ja terveyden vahinkojen selvittäminen sekä omaisuusvahinkojen selvittäminen.

Rekisterin tietosisältö
Valvontakamerat ovat digitaalisia, käytössä 24 h/vrk ja tallennus tapahtuu verkkolevylle. Valvontakamerat eivät tallenna puhetta.

Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteinä toimivat kameroiden tallentama kuva.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto
Kameroiden tallentamia tietoja ei luovuteta säännöllisesti mihinkään. Pyynnöstä kameroiden tallentamia tietoja luovutetaan poliisille tai muulle viranomaiselle. Tietoja voidaan luovuttaa terveydenhuollosta vastaaville ja vakuutusyhtiön käyttöön tapaturmatapauksissa.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytys
Valvontakameroiden ohjauskeskus sijaitsee valvontakaapissa, johon pääsy on rajoitettu vain tietyille henkilöille. Tietoa säilytetään noin 2 kk:n ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

Rekisteriin liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeus tarkistaa tietonsa ja vaatia tiedon poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tietonsa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tietojen tarkastuspyyntö on maksullinen, jos edellisestä tarkastuspyynnöstä on kulunut alle vuosi.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia poistamaan tiedot, mitä häntä koskien rekisteriin on tallennettu. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta poistoa laissa säädetyin perusteluin tai rekisterinpitäjän velvollisuuksien ja oikeuksien perusteella.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasäätelyä.

Yhteydenotot oikeuksien käyttämiseksi
Tietojen tarkastus- ja poistopyynnön osalta pyyntö on annettava kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin vastuuhenkilölle. Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää asiakasta täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja todistamaan henkilöllisyytensä.

Tietosuojarekisteri – Henkilöstö
Rekisteri-ilmoitus
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Espoon Telinetaiturit ry (EsTT) Y-0460107-3
Itätuulenkuja 9, 02100 Espoo
puh. 045-1216536
Toimiston sähköposti: toimisto@espoontelinetaiturit.fi
Yhteyshenkilön sähköposti: toimisto@espoontelinetaiturit.fi

Henkilöstörekisteri
Rekisteröidyt Rekisterissämme käsitellään Espoon Telinetaiturit ry:n työntekijöiden tietoja. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen työntekijöiden työsuhteisiin liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu:
1) Työoikeudelliseen lainsäädäntöön (pakolliset tiedot).
2) Työsopimukseen (sopimukseen perustuvat tiedot)
3) Työntekijän elintärkeään etuun (tietyt terveystiedot, kuten allergiatiedot, pakollinen tiettyjen työtehtävien osalta).
4) Suostumukseen

Käsiteltävät henkilötiedot:
Rekisterissä käsitellään Espoon Telinetaiturit ry:n työntekijöiden henkilö, yhteystietoja, terveystietoja, työsuhdetietoja sekä mahdollisten suostumusten perusteella kuvia, markkinointitietoja sekä harrastustietoja. Tietyissä tilanteissa taloudellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

Työntekijän täydellinen nimi (laki)
Postiosoite (laki)
Puhelinnumero (laki)
Henkilötunnus / veronumero (laki)
Sähköpostiosoite (laki)
Terveystiedot (laki, mikäli työntekijä vetoaa sairauden tms. mukaisiin taloudellisiin oikeuksiin ja etuisuuksiin, allergiatiedot työsuhteen velvoitteiden toteuttamiseksi)
Pankkitilinumero (sopimus)
Harrastustiedot (suostumus)
Kuvat ja niiden käyttäminen (suostumus)
EsTT toiminnan ja sen jäsenten toiminnan markkinointi (suostumus)
Koulutustiedot (suostumus poislukien rekrytointitiedot, joiden peruste on laki / sopimuksen täyttäminen)
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään työntekijältä itseltään tai viranomaisten lakisääteisistä ilmoituksista.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu EsTT:n järjestelmiin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Kyseisiä digitaalisia järjestelmiä ovat:
Nepton Työteho
Hoikan Jäsentieto
palkka.fi
EsTT Google Drive
EsTT hallinnoima Office365/SharePoint ja OneDrive
Henkilöstöprosesseista vastaavien henkilöiden henkilökohtaisesti hallinnoimilla tietokoneilla
Paperiset tulosteet säilytetään lukituissa arkistoissa, joihin pääsy on vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille poislukien lakisääteiset ilmoitukset viranomaisille, vakuutusyhtiöille ja työterveydelle. Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille tahoille sopimuksiin liittyvissä prosesseissa. Henkilötiedot säilytetään yhtiön omassa rekisterissä, mutta voidaan luovuttaa myös ulkopuolisen yhteystyökumppanin ylläpitämään henkilöstöhallintojärjestelmään.

Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Palkkahallinnossa voidaan siirtyä myös ulkopuolisen palkkahallinto- ja kirjanpitotoimiston käyttämiseen.

Henkilötietojen säilytysaika
Työlainsäädäntö asettaa eri säilytysaikoja työsuhdetiedoille. Säilytysajat näiden osalta perustuvat lakiin.

Sopimukseen perustuvat tiedot säilytetään sopimuksen voimassaoloajan sekä sen päättymisestä 10 vuotta. (Peruste sopimusvastuut).

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään suostumuksen peruuttamiseen saakka ja kuitenkin enintään 3 vuotta työsuhteen päättymisestä.

Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointi- tarkoituksiin sekä vastustaa kuvan käyttämistä. Rekisteröity voi antaa EsTTlle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja. Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat EsTT:n käsittelemät henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on EsTTn oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, EsTT käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. EsTT voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. EsTT voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot
– Täydelliset henkilötiedot (laki)
– Tilinumero (työsopimus)

Seuraus mikäli tietoja ei luovuteta
Työsuhdetta ei voida synnyttää, mikäli pakollisia tietoja ei ole luovutettu.

Tietoja saadaan myös viranomaisilta, vakuutusyhtiöltä ja työterveyshuollolta
Tietojen saanti perustuu lakiin.

Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@espoontelinetaiturit.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: EsTT ry, PL35, 02101 Espoo

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty (25.05.2018)